Uit onderzoek van KPMG blijkt dat veel zorginstellingen nog niet voldoen aan de eisen van Horizontaal Toezicht

Nederlandse zorginstellingen zijn in beperkte mate klaar om de stap naar Horizontaal Toezicht te zetten. De instellingen hebben op dit moment in het algemeen onvoldoende zicht op de risico's die zij lopen met de registratie en declaratie van zorg en ontberen voldoende grip op de administratieve processen die gehanteerd worden. "Horizontaal toezicht vereist dat zorginstellingen een zekere mate van volwassenheid kennen op het gebied van Governance, Risk en Compliance", zegt Sikko Bruinsma, partner bij KPMG Health en deskundige op het gebied van Horizontaal Toezicht. Bruinsma: "Dat betekent dat zij hun processen op orde hebben, dat zij controle hebben op de risico's die zij lopen en dat zij voldoen aan de regels die gelden.

Uit onderzoek van KPMG blijkt dat veel zorginstellingen nog niet voldoen aan de eisen van Horizontaal Toezicht. Instellingen maken weliswaar vorderingen, maar zijn volgens het landelijke instapmodel nog niet volwassen genoeg. Onze analyse laat zien dat Nederlandse zorginstellingen op een schaal van 1 tot 5 op dit moment uitkomen op een volwassenheidsscore van iets meer dan 2. Dat betekent dat rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot registratie en declaratie vooral informeel zijn vastgelegd en dat geen sprake is van de noodzakelijke formele standaardisatie. Om over te stappen op Horizontaal Toezicht is een hogere score nodig, die aangeeft dat de processen rond registratie en declaratie gestandaardiseerd zijn, gedocumenteerd en gecommuniceerd worden. Verder zien we een aantal instellingen hele grote stappen zetten op dit terrein, dat dient zeker ook gezegd te worden. De benodigde inspanning moet niet onderschat worden."

Onnodig veel achterafcontroles
De ambitie van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra, de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen en Zorgverzekeraars Nederland is dat in 2020 is 80% van de ziekenhuizen ingericht is op Horizontaal Toezicht. Mark van der Schrier van KPMG Health begeleidt veel instellingen bij de implementatie. Van der Schrier: "Het doel is om de controlelasten in de zorgsector terug te brengen. De Nederlandse zorg wil af van de controles die achteraf plaatsvinden, door de zorgadministratie van de zorginstelling, de accountant van de zorginstelling, de zorgverzekeraars, de accountantsdiensten van de zorgverzekeraars en uiteindelijk door de NZa. Het is in de praktijk niet ongebruikelijk dat zij declaraties vijf of zes keer heen en weer sturen ter controle. Dat is een kostbaar proces. Met Horizontaal Toezicht komt meer tijd en geld beschikbaar voor het leveren van zorg en wordt het veelvuldig controleren van zorgdeclaraties teruggedrongen. In de praktijk blijkt het echter lastig om aan de slag te gaan met het nieuwe toezicht. We zien bij veel zorginstellingen dat op de weg naar volwassenheid eerst een aantal obstakels moet worden weggenomen."

'Tone at the top' soms bepalend
Die onvolwassenheid van instellingen uit zich volgens Van der Schrier op diverse manieren. Van der Schrier: "Soms is het de 'tone at the top'. Van belang is in hoeverre bestuurders bijdragen aan het correct registreren en declareren binnen hun instelling. Zien zij het als administratieve last of als een middel om financieel gezond te zijn? Daarnaast is het van groot belang dat binnen een instelling duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de correcte registratie van de geleverde zorg. Als niemand de verantwoordelijkheid neemt, is de zorgadministratie veel tijd kwijt aan het oplossen van alle registratiefouten die aan het begin van het proces gemaakt worden. Het gaat dus om bewustwording en het claimen van eigenaarschap. En als voldoende feedback ontbreekt en een specialist geen terugkoppeling krijgt over de gemaakte fouten en de gevolgen hiervan voor de instelling, blijven de problemen zich opstapelen. 

Wij zien bovendien dat veel zorgprofessionals moeite hebben om gestandaardiseerd te werken in het primaire registratieproces. Dat is vaak een gevolg van het ontbreken van procesbeschrijvingen en adequate IT-ondersteuning. Daarnaast zijn algemene IT-maatregelen, zoals logische toegangsbeveiliging, changemanagement en logging, in het algemeen onvoldoende ingericht. Hierdoor kan in de beheersing van de registratie- en declaratieprocessen in beperkte mate gebruikgemaakt worden van de systeemcontroles van het Elektronisch Patiëntendossier. Ook hierdoor kunnen veel achterafcontroles noodzakelijk zijn. Cultuur, houding, gedrag en een adequate IT-omgeving zijn kortom van essentieel belang. Hier ligt voor veel Nederlandse zorginstellingen echter nog een enorme uitdaging om Horizontaal Toezicht uiteindelijk succesvol te laten zijn."